به مجموعه سربرگ ، کارت ویزیت و پاکت نامه یک شرکت در اصطلاح تبلیغات ، اوراق اداری گفته می شود. وسایل دیگری از قبیل کاغذ یادداشت ، لیبل وسایل ، فلش کارت و کارت های اعتباری و پرسنلی نیز از نمونه های یک ست اداری به شمار می آیند .

با بهره گیری از ست اوراق اداری ، بوسیله ایده های نو و خلاق و با استفاده از اصول طراحی گرافیکی و چاپ با کیفیت ، می توان به یک ابزار تبلیغاتی تاثیرگذار ، با صرف هزینه اندک و در کمترین زمان نسبت به سایر ابزارهای تبلیغاتی دست یافت

طراحی سربرگ :

به کاغذهایی که دارای نشان سازمانی جهت نگارش نامه های رسمی و شرکتی مورد استفاده قرار می گیرند سربرگ اطلاق می شود . سربرگ ها عموما در سایزهای A4 و A5 تهیه می گردند و به ندرت در سایزهای دیگر چاپ می شوند .

المان های سربرگ :

• لوگو یا نشان تجاری : عموما در سربرگ های ایرانی ، در گوشه فوقانی و سمت راست برگه قرار می گیرد . اما بسته به سلیقه طراح ، قابل انتقال به سایر نقاط برگه نیز می باشد . در واقع قانون نوشته شده و خاصی جهت قرارگیری طراحی لوگو در سربرگ وجود ندارد و در سربرگ های غیراداری و شخصی به سلیقه صاحب اثر بستگی دارد .
• تاریخ ، شماره نامه و پیوست : غالبا در قسمت فوقانی و سمت چپ قرار دارد . سایز فونت نوشته آن کمتر از ۱۰ و بیشتر از ۱۱ نمی باشد . تاریخ ، شماره نامه و پیوست یکی از کلیدی ترین المان های سربرگ های اداری و سازمانی است .
• اسم ارگان یا شرکت : محل آن در بالای سربرگ است تا در اولین نگاه ، مالکیت آن توسط بیننده تشخیص داده شود . معمولا در مورد فعالیت شرکت ، توضیح کوتاهی با فونت کوچکتر از عنوان ، در زیر آن نوشته می شود .
• آدرس و نشانی : یکی دیگر از المان های کلیدی سربرگ ها ، درج راه های ارتباطی با شرکت از قبیل آدرس و نشانی دقیق ، شماره تماس تلفن و فکس ، آدرس وب سایت و ایمیل است تا در صورت نیاز به پاسخ مکاتبات اداری و رسمی ، تمامی راه های ارتباطی در دسترس مخاطب باشد .

نکات دیگری که در طراحی سربرگ قابل توجه هستند و لازم است که در طراحی آن مدنظر طراح قرار گیرند عباتند از :

• استفاده از فرم ، خط اشکال و چند رنگ در طراحی سربرگ بلامانع است ، اما نباید از چند زبان استفاده گردد . استفاده از فونت های لاتین ، نه تنها از حرفه ای بودن طراحی می کاهد ، بلکه باعث اشغال بی فایده فضای کاغذ می گردد . به همین علت سربرگ های رسمی غالبا تک زبانه هستند .
• به عنوان یک توصیه کلی از به کار بردن نمادهای مذهبی در کارهای گرافیکی بپرهیزید . چرا که استفاده از آن بی احترامی به دین است . اما در سربرگ های ایرانی به اشتباه استفاده از کلام بسم ا… و بسمه تعالی رایج گردیده است .
• بهتر است از رنگ زمینه سفید و یا کاملا روشن و ملایم در سربرگ استفاده شود . چرا که استفاده از سایر رنگ ها در هنگام فکس، اسکن و یا فتوکپی ، وضوح خود را از دست می دهد و باعث ناخوانا شدن سایر المان های سربرگ می گردد .
• حاشیه حداقل یک سانتیمتر جهت زیبایی و رعایت اصول گرافیکی کافی است .

طراحی کارت ویزیت :

یکی از ساده ترین ابزارهای بازاریابی کارت ویزیت است . از کارت ویزیت در موقعیت های مختلفی می توان استفاده نمود . به همین علت لازم است این کارت کاملا به صورت تخصصی و حرفه ای طراحی گردد ، خوانا و جذاب باشد و به مخاطبان بهتر معرفی گردید تا دلیلی برای انتخاب شرکت شما داشته باشند .

در نظر گرفتن تمام نکات ریز و مهم بر روی کاغذ کوچکی به اندازه ۵×۹ سانتیمتر کار ساده و غیرتخصصی نمی باشد . بلکه تجربه و مهارتی خاص در طراحی گرافیکی می طلبد . در ادامه به برخی از نکاتی که لازم است در طراحی یک کارت ویزیت حرفه ای مورد توجه طراح باشد اشاره می گردد :

• عناصری که لازم است بر روی کارت ویزیت در نظر گرفته شود عبارتند از لوگو یا آرم تجاری ، توضیح مختصر از زمینه فعالیت و راه های ارتباطی با شرکت .
• سایز فونت نوشته های کارت ویزیت حداکثر ۱۲ است .
• در کارت ویزیت برخلاف سربرگ از تنوع فونت بیشتری می توان استفاده نمود ؛ اما بیش از ۳ فونت نیز از حرفه ای بودن کارت می کاهد .
• از به کار بردن عکس های دارای جزئیات ، به علت عدم امکان بزرگنمایی ، به شدت بپرهیزید.
• کارت های ویزیت دارای اندازه های استاندارد هستند . ولی در صورتیکه که کارت های عمودی را انتخاب کرده اید ، کاستن ۲ تا ۴ میلیمتری از عرض آن باعث جذابیت بیشتر آن خواهد شد .

طراحی پاکت نامه :

ابعاد پاکت نامه براساس سربرگ سایز A4 انتخاب می شود . معمولا اندازه پاکت به اندازه ثلث ابعاد سربرگ به اضافه نیم سانتیمتر از هر دو جهت تعیین می گردد .

پاکت نامه نیز همچون سایر اوراق اداری بایستی دارای لوگو، عنوان و نشانی شرکت یا سازمان باشد . معمولا لوگو و اسم شرکت در قسمت فوقانی و چپ پاکت قرار دارد . آدرس نیز در قسمت پایین سمت چپ نوشته می شود . نکته مهم در طراحی پاکت نامه ، قرار دادن محلی جهت الصاق تمبر (در قسمت بالای سمت راست) است . این قسمت باید خالی باقی بماند .

کلام آخر و نتیجه

کلیدی ترین نکته ای که در طراحی اوراق اداری حائز اهمیت می باشد لزوم هماهنگی و تناسب بصری در تمامی اوراق است . در واقع یک شخصیت معین باید در سربرگ ، کارت ویزیت ، پاکت نامه ، کارت های اعتباری و پرسنلی و . . . خودنمایی کند تا در نگاه اول هر بیننده ای ، هویت آن مشخص گردد . این هماهنگی بصری بوسیله ی اشکال بصری مشترک و یا رنگ پردازی و چیدمان مشابه و . . . قابل نمایش و اجراست . معمولا جهت طراحی ست اوراق اداری ، طراحی با کارت ویزیت و سربرگ آغاز و سپس براساس طرح اولیه ، سایر اوراق طراحی می گردند .

جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد طراحی آرم شرکت به این صفحه و همچنین طراحی لوگو به این صفحه مراجعه نمایید.